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Was ist die XRechnung?

Die „XRechnung Standard“ ist zum 27.11.2020 ein verpflichtender Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie brauchen dieses Format, wenn Sie öffentliche Einrichtungen beliefern. Die XRechnung wird als XML-Datei gespeichert und kann so vom öffentlichen Auftraggeber weiterverarbeitet werden. Mit microtech büro+ haben Sie das Format XRechnung nach einem Update bereits in der Software integriert. In der XRechnung sind alle relevanten Informationen, wie Rechnungsdaten, Währung, Kundenkontakt, Lieferantenkontakt, Adressen und Telefonnummer enthalten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen wie Sie die Nutzung der XRechnung in der Software vorbereiten und durchführen können.

Die XRechnung ist in allen Ausprägungen der neuen Produktlinie enthalten (M, L, XL).

Vorbereitende Maßnahme: Leitweg-ID zur Adressierung des Rechnungsempfängers einpflegen

Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger. In dieser sind alle relevanten Information zum Überbringen der Informationen festgehalten. Diese Informationen sind vom Nutzer in der Software einzutragen. Die Leit-ID besteht aus verschiedenen Daten wie: Ort, Rufkennzeichen, Landesort, Finanzstelle, etc. Nach dem Versenden liest die Gegenstelle die Rechnung elektronisch in einem Maschinen-lesbaren Format ein. 

Berechtigungsstrukturen von Nutzern im Zusammenhang mit der XRechnung

Benutzer, die eine Export-Berechtigung im Bereich Vorgänge haben, sind berechtigt eine XRechnung zu exportieren.

Leitweg ID im Adress-Datensatz hinterlegen

Damit die XRechnung korrekt einer Adresse zugewiesen werden kann, ist es erforderlich die „Leitweg ID“ im jeweiligen Adress-Datensatz einzupflegen.

Rufen Sie hierzu unter VERKAUF – STAMMDATEN – ADRESSEN den Adress-Datensatz, in dem Sie eine Leitweg ID eintragen möchten, mittels Doppelklick zur Erfassung auf.

Auf dem Register: KENNZEICHEN finden Sie den Bereich: VORGABE FÜR XRECHNUNG und das Feld: LEITWEG-ID. Geben Sie hier die Ihnen mitgeteilte „Leitweg ID“ des Empfängers ein.

Vorbereitende Maßnahme: Einstellung der Einheiten in den Parametern

Da bei der Generierung einer XML-Datei nach XRechnung-Norm gemäß einer bestimmten Richtlinie (UN/ECE Recommendation No. 20 „Codes for Units of Measure Used in International Trade“) die Artikeleinheit pro Position angegeben werden muss, sind die Parameter für die Artikeleinheiten anzupassen.

Unter PARAMETER – ARTIKEL – EINHEITEN können die Parameter der einzelnen Einheiten mittels Doppelklick aufgerufen werden. Auf dem Register: EXPORT / IMPORT muss auf zu dem Eintrag: ZUGFERD-XRECHNUNG das Feld:  „Maßeinheit – Code“ korrekt belegt werden.

Da die Codierungen für „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ gleich sind, steht für diesen Zweck ein Feld zur Verfügung, welches für beide Normen herangezogen wird.

Beachten Sie:

Diese Angabe ist Voraussetzung zur Erzeugung einer XRechnung und muss deshalb in der Software konform des XRechnung-Standards hinterlegt werden.

 

Übersicht über nutzbare Codes, die bei Einsatz entsprechend in den büro+ Einheiten-Datensätzen zu hinterlegen sind:

C62

Stück

DAY

Tag

HAR

Hektar

HUR

Stunde

KGM

Kilogramm

KTM

Kilometer

KWH

Kilowattstunde

LS

Pauschale

LTR

Liter

MIN

Minute

MMK

Quadratmillimeter

MMT

Millimeter

MTK

Quadratmeter

MTQ

Kubikmeter

MTR

Meter

NAR

Anzahl von Artikeln

NPR

Anzahl von Paaren

P1

Prozent

SET

Satz

TNE

Tonne

WEE

Woche

Quelle: CEN MUG AUF BASIS UN/CEFACT RECOMMENDATION 20

Erstellen einer XRechnung mit microtech büro+

Die Verwaltung des Vorgangs mit XRechnung orientiert sich an den gewohnten Abläufen in microtech büro+

Im Bereich: VERKAUF – VORGÄNGE – VORGANG wird ein Vorgang erstellt und dessen Positionen erfasst. Im Anschluss erfolgt die Erstellung der XRechnung. Wählen Sie hierzu den Vorgang aus, zu dem eine XRechnung erstellt werden soll. 

Ausgeben der XRechnung als Datei (zur Weitergabe z. B. per E-Mail)

Auf dem Register: VORGÄNGE ist unter Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN – Gruppe: ELEKTRONISCHE RECHNUNG – der Eintrag: XML-DATEI FÜR XRECHNUNG ERSTELLEN zu wählen. Nach der Auswahl eines Speicherorts und Namens, wird der Export der Rechnung in eine XML-Datei (XRechnung) bereitgestellt.